Læring og forankring

Arbeidsmøter er en god metodikk når det gjelder læring og forankring av endringer, mener engasjerte kursdeltakere fra Helse Nord IKT.

Alle foto Kari H. Slaattelid

Kurs i ledelse av arbeidsmøter (workshopledelse) og andre aktuelle og relevante tema, er en viktig del av utvikling av medarbeidere i vår organisasjon.

Dette interne kurset var initiert av Test- og kvalitetsseksjonen i Helse Nord IKT, og fulltegnet med deltakere både fra drift og prosjekter som utvikler nye tjenester for helsearbeidere og pasienter i regionen.

- I mange prosesser kan arbeidsmøter være en kreativ arena for endringsprosesser i en organisasjon, sier innleid kursleder fra Bouvet, John Richard Hanssen.

Icebreaker

- Det er alltid smart i starten å legge til rette for å bygge relasjoner og god dynamikk i gruppa, såkalte "icebreakers", forteller kursleder, John Richard Hanssen. Her overværer han (bakerst i bildet) deltakerne under øvelsen, fra venstre Hilde Lilleng Evertsen, Steffen Berø, Gudleif Aronsen, Saana Inkeri Heinänen og Børge Thorshaug-Jensen.

 Utfordrende arketyper

- Det kan være mange bakenforliggende årsaker til at et arbeidsmøte ikke går helt etter planen, eller i verste fall mislykkes, fortsetter Hanssen. 

En prosessleder må nødvendigvis også kunne takle utfordrende deltakere. Vi har hele 9 arketyper som kan bremse prosessen.

Terje Bjørgve og Adelaide Santos Junior

Arbeidsmøte i praksis: Terje Bjørgve og Adelaide Santos Junior til høyre, har fått tildelt utfordrende arketype-roller som henholdsvis «snikskytter» og «småsnakker». Til venstre, Nils Hermann Wiggen.

- Det er alltids noen som ikke vil, i form av å være idédreper, kritiker, deltaker som kommer for sent, er uforberedt, uengasjert eller snakker for mye, forteller kurslederen.  En god prosessleder gjør det enkelt for folk å bidra positivt, ved å ta hensyn til personlige og sosiale behov.

- Det er greit å vite hva vi skal gjøre i denne typen vanskelige situasjoner, erkjenner Terje Bjørgve, Knowledge Manager i Helse Nord IKT. Han synes det er spesielt viktig å involvere og ikke "oversnakke" deltakerne. 

Tid til å planlegge

Adelaide Santos Junior fra Test og kvalitetsseksjonen er enig, og synes kurset gir inspirasjon og er nyttig å ta med videre i sin jobb.

- Det er også nødvendig å ha et helhetlig perspektiv og se temaet for workshopen opp mot hvordan vi er organisert, arbeidsmiljø og kultur, legger hun til. 

Forventningsavklaring

Her jobbes det med forventningsavklaring og spilleregler for arbeidsmøtet. Fra venstre, Steffen Berø, Hilde L. Evertsen, Linda Sollund, Børge Thorshaug-Jensen og Nils Hermann Wiggen.

Et arbeidsmøte skal forberedes, og settes i praksis sammen av fem forskjellige byggeklosser; Vi bygger relasjoner, avklarer forventninger og spilleregler, deler kunnskap, skaper ny kunnskap, gir retning og tar resultatet videre.

- Den største utfordringen er nok å få god nok tid til planlegging i forkant, medgir Saana Inkeri Heinänen.  

Planleggingstrappa er en av de viktigste byggeklossene i gode arbeidsmøter. I praksis er den kjempefin å bruke, for å få en best mulig systematikk i forarbeidet, sier hun.

Saana

Saana Inkeri Heinänen jobber med applikasjonsdrift og er tjenesteansvarlig for webtjenester i Helse Nord IKT.

Underveis i kurset erfarte Heinänen blant annet, at det også gjelder å være klar og tydelig når oppgaver skal formidles til deltakerne.

En metodikk for flere 

Hvor viktig god planlegging og verktøyene for dette arbeidet er, klar og tydelig prosessledelse og bevissthet rundt arketyper blant deltakerne i et arbeidsmøte, er noe av det de fleste deltakerne poengterte som viktig lærdom etter kurset. 

- En praktisk kjøreplan og spilleregler for dagen gjør arbeidsmøtene mer effektive, reduserer sårbarhet og sikrer en leveranse vi kan gå videre med, oppsummerer en engasjert Linda Sollund, som til daglig jobber i prosjektet Digitale pasienttjenester i Helse Nord.

Dette er en arbeidsmetodikk vi i Helse Nord IKT bør bruke oftere og av flere, mener hun. 

Linda Sollund

Linda Sollund bruker workshop som metodikk også online, i prosjektet Digitale pasienttjenester i Helse Nord.