Hvordan kommunisere tydelig?

Kommunikasjon er noe vi alle bruker til nesten enhver tid. Ansikt til ansikt, i epost, videokonferanse og chat, og gjennom våre IT-systemer. Vi bør ha en bevisst strategi for å velge den beste kommunikasjonskanalen basert på situasjonen.

Jan Nicolaisen

Jeg tror jeg er over snittet interessert i kommunikasjon. Interaksjonen mellom oss mennesker er jo egentlig helt fascinerende – rotete og kaotisk – det er kun når vi lager oss noen regler at vi blir i stand til å forstå hverandre og maskineriet kan fungere optimalt. Men alt for ofte blir det både knirk og full stans i kommunikasjonen, noe som gjør oss frustrerte.

En misforståelse blir til tolv e-poster

I min jobb i Helse Nord IKT har jeg jobbet i to ulike avdelinger, Kunde og service og Tjenesteproduksjon. Over alt hvor jeg har jobbet, har jeg opplevd hvordan kommunikasjonen ofte har kollapset på grunn av feil valg av kanal. 

Et konkret eksempel: Noen sender en e-post, hvor budskapet er tvetydig eller dårlig formulert. Det neste som skjer er at det som startet med en melding blir til en flom av e-post, hvor de involverte fortvilt søker avklaring og svar. Dette er jo meningsløst, og noe vi bare må slutte med. Det vi i stedet bør gjøre, er å tenke gjennom et par ting før vi sender den e-posten avgårde.

1. Vil jeg få en raskere avklaring om jeg går og snakker med personen?

2. Er spørsmålene så mange eller komplekse, at det er stor sannsynlighet for at dette blir et ping-pong-spill med e-post, som kaster bort tiden til de involverte?

Ta en telefon, dokumenter etterpå

I dagens arbeidsliv er det slik at de fleste må dokumentere det de jobber med, på en eller annen måte. Vi som jobber i vårt sakssystem er vant til dette. Ofte foretrekker jeg å først ta en telefon for å få en avklaring, så legger jeg igjen skriftlige spor i sakssystemet etterpå.

Gå systematisk til verks

Valget av kommunikasjonskanal er ofte ubevisst. Jeg kjenner folk som simpelthen elsker å sende mail, og jeg vet av andre som alltid foretrekker å prate med folk. Vi er forskjellige og godt er det. Men: Ingen kommunikasjonskanal fungerer best i alle situasjoner, derfor må vi ha en systematisk tilnærming til våre kommunikasjonsvalg – hver dag.

Og hva som er god kommunikasjon finner vi ut av hvis vi prater med hverandre!